Tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân được chia thành 25 nhóm hồ sơ

Dự thảo Thông tư quy định, tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của lực lượng Công an đơn vị, địa phương.

Tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

Tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân được chia thành các nhóm hồ sơ và được ký hiệu như sau:

Nhóm 1. Hồ sơ chung (ký hiệu HSC);

Nhóm 2. Hồ sơ về tổ chức, cán bộ (ký hiệu TCCB);

Nhóm 3. Hồ sơ về lao động (ký hiệu LĐ);

Nhóm 4. Hồ sơ về tiền lương (ký hiệu TL);

Nhóm 5. Hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng (ký hiệu ĐTBD);

Nhóm 6. Hồ sơ về thi đua, khen thưởng (ký hiệu TĐKT);

Nhóm 7. Hồ sơ về quy hoạch (ký hiệu QH);

Nhóm 8. Hồ sơ về kế hoạch (ký hiệu KH);

Nhóm 9. Hồ sơ về thống kê (ký hiệu TK);

Nhóm 10. Hồ sơ về khoa học, công nghệ (ký hiệu KHCN);

Nhóm 11. Hồ sơ về tài chính, kế toán (ký hiệu TCKT);

Nhóm 12. Hồ sơ về đảm bảo vật tư, thiết bị kỹ thuật (ký hiệu VTTB);

Nhóm 13. Hồ sơ về xây dựng cơ bản (ký hiệu XDCB);

Nhóm 14. Hồ sơ về văn thư, lưu trữ (ký hiệu VTLT);

Nhóm 15. Hồ sơ về quản trị công sở (ký hiệu CS);

Nhóm 16. Hồ sơ về xuất bản, báo chí, tuyên truyền (tài liệu xuất bản ký hiệu XB; tài liệu báo chí ký hiệu BC; tài liệu tuyên truyền ký hiệu TT);

Nhóm 17. Hồ sơ về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng (tài liệu thanh tra ký hiệu TTr; tài liệu khiếu nại, tố cáo ký hiệu KNTC; tài liệu phòng, chống tham nhũng ký hiệu PCTN);

Nhóm 18. Hồ sơ về công tác pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp (ký hiệu PC);

Nhóm 19. Hồ sơ về hợp tác quốc tế (ký hiệu QT);

Nhóm 20. Hồ sơ về công tác xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc (ký hiệu PT);

Nhóm 21. Hồ sơ của tổ chức Đảng (ký hiệu ĐA);

Nhóm 22. Hồ sơ của tổ chức Công đoàn (ký hiệu CĐ);

Nhóm 23. Hồ sơ của tổ chức Đoàn Thanh niên (ký hiệu TN);

Nhóm 24. Hồ sơ của tổ chức Hội Phụ nữ (ký hiệu PN);

Nhóm 25. Hồ sơ về lĩnh vực chuyên môn khác (ký hiệu HSK);

Tài liệu nghiệp vụ của các lực lượng An ninh, Cảnh sát không phải là tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân.

Sĩ quan làm công tác lưu trữ tài liệu phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ Công an nhân dân

Dự thảo thông tư giải thích rõ, công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân là một lĩnh vực hoạt động trong lực lượng Công an nhân dân, bao gồm các hoạt động: Lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ và công tác quản lý các hoạt động lưu trữ trên.

Hệ thống tổ chức lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân gồm: Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử.

Trong đó, các đơn vị trực thuộc Bộ Công an, Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ hiện hành. Cụ thể: Tại Văn phòng Bộ là Phòng Hành chính; tại các đơn vị trực thuộc Bộ Công an là đơn vị cấp phòng có chức năng tham mưu tổng hợp của đơn vị thuộc cơ quan Bộ; tại Công an cấp tỉnh là Phòng Tham mưu; tại Công an cấp huyện là Đội Tham mưu.

Văn phòng Bộ và Công an cấp tỉnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ lịch sử. Cụ thể: Tại Văn phòng Bộ là Phòng Hành chính; tại Công an cấp tỉnh là Phòng Tham mưu.

Dự thảo nhấn mạnh, Thủ trưởng Công an các đơn vị, địa phương thực hiện chức năng lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân. Trưởng Công an cấp xã bố trí cán bộ kiêm nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong lực lượng Công an nhân dân.

Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ Công an nhân dân; được hưởng chế độ độc hại theo quy định tại Thông tư số 12/2022/TT-BCA ngày 25/3/2022 của Bộ Công an quy định chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại.

Nghiêm cấm làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ

Dự thảo cũng yêu cầu tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân phải được quản lý chặt chẽ, tập trung, thống nhất; chỉnh lý hoàn chỉnh, bảo quản, bảo mật; hệ thống hóa khoa học; được nhà nước thống kê; được tổ chức khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

Dự thảo đề xuất nghiêm cấm các hành vi

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất, làm lộ bí mật tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái pháp luật.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích: Chống Đảng Cộng sản Việt Nam, chống Nhà nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xâm phạm an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội; làm ảnh hưởng đến danh dự, uy tín của lực lượng Công an nhân dân; xâm hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Sử dụng, mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái pháp luật.