Theo đó, Bộ Tư pháp cho biết, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Đối với ngành Tư pháp, hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không chỉ phản ánh đường lối, chính sách quản lý của Đảng và Nhà nước trong công tác tư pháp mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực hiện các nghiệp vụ.

Do vậy, việc thực hiện tốt công tác lưu trữ luôn là một trong những yêu cầu hàng đầu trong công tác văn phòng của Bộ, ngành Tư pháp.

Việc xây dựng, ban hành Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tư pháp nhằm quy định chi tiết, đầy đủ, cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của ngành Tư pháp, hướng tới quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ, ngành Tư pháp.

Dự thảo Thông tư này quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Dự thảo quy định, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tư pháp bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn, áp dụng với hồ sơ, tài liệu trong các lĩnh vực công tác sau:

a) Hồ sơ, tài liệu công tác xây dựng pháp luật;

b) Hồ sơ, tài liệu pháp luật quốc tế và hợp tác quốc tế về pháp luật;

c) Hồ sơ, tài liệu xử lý vi phạm hành chính, theo dõi tình hình thi hành pháp luật;

d) Hồ sơ, tài liệu phổ biến, giáo dục pháp luật; chuẩn tiếp cận pháp luật, hòa giải ở cơ sở, hỗ trợ pháp lý doanh nghiệp nhỏ và vừa;

đ) Hồ sơ, tài liệu kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật;

e) Hồ sơ, tài liệu thi hành án dân sự, thi hành án hành chính;

g) Hồ sơ, tài liệu bồi thường nhà nước;

h) Hồ sơ, tài liệu hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

i) Hồ sơ, tài liệu lý lịch tư pháp;

k) Hồ sơ, tài liệu con nuôi;

l) Hồ sơ, tài liệu bổ trợ tư pháp;

m) Hồ sơ, tài liệu đăng ký biện pháp bảo đảm, hợp đồng;

n) Hồ sơ, tài liệu trợ giúp pháp lý.

Dự thảo đề xuất cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong từng lĩnh vực công tác nêu trên.

Theo đó, nhiều nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn như: Hồ sơ xây dựng đề nghị, dự án, dự thảo luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị quyết liên tịch của Quốc hội, UBTVQH; Hồ sơ, tài liệu giải quyết pháp lý các tranh chấp về đầu tư quốc tế do Bộ Tư pháp chủ trì; Hồ sơ xây dựng Báo cáo của Chính phủ về công tác thi hành án hàng năm; Hồ sơ về việc giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thi hành án hàng năm cho các cơ quan thi hành án; Hồ sơ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại, Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh có nhiều tình tiết phức tạp, kéo dài, phạm vi rộng và có sự tham gia phối hợp của nhiều bộ, ngành; Các loại sổ thi hành án; Sổ thụ lý giải quyết khiếu nại, tố cáo...

3 nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ 70 năm gồm:

Hồ sơ xây dựng và trình cơ quan có thẩm quyền quyết định dự thảo điều ước, thỏa thuận quốc tế về hợp tác với nước ngoài về cải cách tư pháp và pháp luật được duyệt; Hồ sơ về việc đề xuất ký kết các điều ước quốc tế, hợp tác quốc tế được duyệt; Hồ sơ thi hành phần dân sự trong bản án, quyết định hình sự.

7 nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ 50 năm gồm:

Hồ sơ xây dựng đề nghị, dự án văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Hồ sơ thẩm định, thẩm tra đề nghị, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Hồ sơ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại, Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh có đương sự hoặc tài sản ở nước ngoài hoặc cần phải ủy thác tư pháp cho cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, cho Tòa án nước ngoài; Hồ sơ thi hành bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài được Tòa án công nhận và cho thi hành tại Việt Nam; Hồ sơ thi hành bản án, quyết định dân sự; Hồ sơ cấp, cấp lại, thu hồi Giấy phép thành lập Trung tâm trọng tài, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam; Hồ sơ cấp, cấp lại, thu hồi Giấy phép thành lập Trung tâm hòa giải thương mại, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài tại Việt Nam.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ 30 năm gồm 7 nhóm:

Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của chính quyền địa phương (Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện); Hồ sơ thẩm định, thẩm tra xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của chính quyền địa phương (Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện); Hồ sơ thi hành bản án, quyết định hôn nhân và gia đình; Hồ sơ thi hành bản án, quyết định kinh doanh, thương mại; Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh, trọng tài thương mại; Hồ sơ thi hành bản án, quyết định lao động; Hồ sơ thi hành quyết định của Tòa án về giải quyết phá sản; Hồ sơ thi hành phần dân sự trong bản án hành chính.

Nhiều nhóm hồ sơ, tài liệu khác có thời hạn lưu trữ 20 năm, 10 năm, 5 năm, 3 năm.