1. Tổ chuyên gia lập E-HSMQT, E-HSMST, E-HSMT trên Hệ thống

Trong quá trình lựa chọn nhà thầu qua mạng, Tổ chuyên gia do chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn được thuê thành lập, thực hiện trách nhiệm lập, đánh giá hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Hiện nay, việc lập một bộ e-HSMT được thực hiện theo một trong 2 cách, quá trình lập, trình, thẩm định, phê duyệt hoàn toàn offline và sau đó thể hiện lại trên Hệ thống trước khi thực hiện đăng tải, phát hành; Hoặc bước lập e-HSMT được thực hiện trên Hệ thống bằng tài khoản với vai trò là Bên mời thầu. Cả 2 cách mà người dùng hiện nay đang thực hiện đều chưa thể hiện rõ được vai trò của Tổ chuyên gia trong khâu lập e-HSMT trên Hệ thống. Do vậy, trong thời gian sắp tới, Hệ thống sẽ bổ sung luồng lập e-HSMT bằng tài khoản của Tổ chuyên gia. Có một số điểm chúng ta cần quan tâm trong luồng nghiệp vụ này như:

- Chủ đầu tư có thể tạo ra danh sách chuyên gia, và khi tạo tài khoản Tổ chuyên gia có thể lấy các chuyên gia này vào thành viên của Tổ. Chức năng này hiện Hệ thống đã có và đang áp dụng khi lập Tổ chuyên gia để đánh giá.

- Tài khoản của Tổ chuyên gia là tài khoản nghiệp vụ, gắn với cá nhân tổ trưởng Tổ chuyên gia. Như vậy có nghĩa, tài khoản này được tạo bởi tài khoản tham gia Hệ thống của chủ đầu tư, hoặc đơn vị tư vấn được thuê làm bên mời thầu.

- Sau khi tài khoản Tổ chuyên gia lập e-HSMT trên Hệ thống hoàn thiện, toàn bộ dữ liệu số hóa này sẽ được Hệ thống lưu giữ và chuyển sang cho tài khoản với vai trò Bên mời thầu/Chủ đầu tư.

Do vậy, dù thời điểm này chưa triển khai việc phê duyệt e-HSMT trên Hệ thống, tuy nhiên chúng ta đã có được một nguyên tắc, bộ e-HSMT in ra để phê duyệt, luôn được in từ hệ thống, vì vậy sẽ hạn chế được tình trạng sai khác giữa bản phê duyệt và bản phát hành.

2. Phê duyệt hồ sơ, kết quả trên Hệ thống

Đối với gói thầu áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng, việc phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn danh sách ngắn, kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được thực hiện kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2024.

Hệ thống sẽ bổ sung luồng tạo tài khoản cùng nhóm quyền cho người có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ, kết quả. Tài khoản này cũng là tài khoản nghiệp vụ, gắn với cá nhân là người đứng đầu hoặc người được ủy quyền.

Trong luồng nghiệp vụ phê duyệt này, Hệ thống cũng bổ sung thêm các màn hình nghiệp vụ của Tổ thẩm định để đính kèm báo cáo thẩm định và nhập ý kiến thẩm định lên Hệ thống, đây cũng là điểm khác so với hiện nay

Luồng chức năng sẽ đáp ứng cho việc bên mời thầu chỉnh sửa thông tin dự thảo e-HSMT khi chưa chuyển sang chủ đầu tư phê duyệt, và Hệ thống cũng sẽ lưu giữ lại các lịch sử, sản phẩm của các bên.

3. Chào giá trực tuyến

Đối với việc lựa chọn nhà thầu qua mạng, chào giá trực tuyến là hình thức mới, nhà thầu chào lặp lại nhiều lần mức giá, làm cơ sở để Hệ thống tự động xếp hạng. Chào giá trực tuyến bao gồm chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường và chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn.

Chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường được áp dụng trong các trường hợp: Gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản; hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng; tiêu chuẩn đánh giá quan trọng nhất là giá, không có hoặc ít có yếu tố tác động của chi phí vòng đời;

Chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, cung cấp dịch vụ phi tư vấn có giá trị không quá 300 triệu đồng đối với dự toán mua sắm; không quá 01 tỷ đồng đối với các gói thuộc vốn chi đầu tư;

Thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến phải trong giờ hành chính. Giá chào không được cao hơn giá gói thầu và không được cao hơn giá chào thấp nhất đối với trường hợp giá là yếu tố duy nhất được chào lại.

4. Bảo lãnh điện tử

Việc thực hiện đính kèm bảo lãnh dự thầu khi tham dự trên Hệ thống tiềm ẩn nhiều rủi ro cho nhà thầu như đính kèm nhầm file, thiếu file hoặc các yếu tố khác từ phía ngân hàng hoặc nhà thầu dẫn đến bảo lãnh dự thầu đính kèm không hợp lệ như sai tên đơn vị thụ hưởng, giá trị, thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu không đáp ứng yêu cầu của HSMT; bất tiện trong các công tác tổ chức lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu, chủ đầu tư như đánh giá tính hợp lệ của bảo đảm dự thầu trên bản scan (không phải bản gốc), tịch thu, giải tỏa bảo đảm dự thầu.

Bảo lãnh điện tử cung cấp phương án kỹ thuật, quy trình cấp phát, thu hồi bảo lãnh điện tử trên Hệ thống, hướng tới số hóa, tự động hóa các khâu liên quan đến bảo lãnh dự thầu. Là giải pháp tiện ích giúp tối giản thủ tục, thời gian và chi phí cho nhà thầu trong quá trình tham dự thầu qua mạng; Rút ngắn thời gian trong quá trình đánh giá; Giúp Hệ thống e-GP có thể tự động đánh giá về giá trị, thời hạn của bảo lãnh dự thầu; Tránh những sai sót gặp phải so với cách thức thực hiện bảo lãnh giấy truyền thống.

Phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, áp dụng cho các gói thầu hàng hóa, dịch vụ thuộc dự toán mua sắm có giá gói thầu không quá 100 triệu. Đối với các gói thầu hàng hóa, dịch vụ sử dụng nguồn vốn dự án đầu tư, dự án theo Luật Đầu tư công có giá không quá 01 tỷ đồng.

Hiện nay chủ đầu tư khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu phải đăng tải danh mục hàng hóa trúng thầu. Từ khối dữ liệu đầu vào này, Hệ thống tạo ra cơ sở dữ liệu về danh mục hàng hóa, dịch vụ dùng cho mua sắm trực tuyến. Danh mục này được trích xuất từ kết quả lựa chọn nhà thầu của những gói thầu mua sắm tập trung. Khi Bên mời thầu có nhu cầu mua sắm trực tuyến sẽ lựa chọn hàng hóa, dịch vụ trong danh mục này để tạo thành các đơn hàng. Hệ thống tự động gửi thông báo cho nhà thầu đã trúng thầu trong mua sắm tập trung trước đó. Nhà thầu có trách nhiệm xác nhận đơn hàng hoặc từ chối đơn hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu đặt hàng.